Алина Яшина

руководитель программы Департамента развития сообществ «Точек кипения»

Все публикации эксперта

18.03.2020

Эффективность на расстоянии. Как сделать карьеру дистанционного сотрудника

Что можно сделать за полтора года удаленной работы? Накопить не один десяток лайфхаков: как выстроить процессы в команде, не потерять вкус к жизни, не сделать из квартиры офис и остаться в комфортных и безопасных условиях дома.

Уже полтора года я дистанционно работаю в большой команде — разрабатываю образовательные программы для «Точек кипения»  и сообществ и запускаю сетевые мероприятия. Костяк команды находится в Москве, а еще у нас партнеры по всей стране — от Читы до Калининграда.

Что было на старте
Начну с того, что мне помогло безболезненно для себя перейти в такой формат работы. Прежде всего, это бэкграунд академической и проектной деятельности.

В академической сфере почти все студенты, преподаватели и научные сотрудники так или иначе участвуют в формировании своего «уникального» рабочего графика, учитывая аудиторные часы, проведение исследований, написание статей и так далее. Умение делать все вовремя — сесть и писать диссертацию, оперативно подготовить план занятий, аккумулировать силы на написание заявки на грант — стало для меня бесценным.

В проектной работе по организации чего бы то ни было — конференций, исследований, форумов, работ по гранту и т. д. — когда нужно выстраивать работу с людьми, которые делают что-либо «по любви» и большому интересу, но основное их место работы в другом месте. В таких проектах учишься системно работать не только с собой, но и быть гибким в работе с другими.

Что меня ожидало полтора года назад на новой работе:
• много, очень много коммуникации с коллегами, партнерами, командами, желающими открыть «Точку кипения», с командами уже работающими;
• творчество и генерирование идей, концепций, методик, проектные сессии, совещания, рабочие группы и т.д.;
• создание новых образовательных продуктов, в том числе онлайн-формата, организация образовательных мероприятий;
• командировки по стране.

Первые три пункта казались на старте мало реалистичными без личного присутствия в Москве. Но мы решили рискнуть и пока ни разу не пожалели об этом.

А теперь в целом про удачи и неудачи.

Про личное
Работая удаленно, так или иначе остаешься наедине с самим собой и гаджетами, которые в разные моменты принимают человеческие формы. Важно сформировать свой образ идеального рабочего места, графика, модели общения с теми, кто по ту сторону экранов, а также общей цели, (краткосрочной и долгосрочной) к которой вы идете.

Место и технические условия
Начать можно с того, чтобы оборудовать свое рабочее пространство, которое мотивирует, дисциплинирует и наталкивает вас на продуктивные мысли и деятельность. У меня для работы есть спальня, в которой пространство четко зонировано: кабинетная часть с книгами, письменным столом, компьютером. Я сделала перестановку, купила кресло и письменный стол, доску для вдохновляющих иллюстраций, графиков и задач. На моем столе есть все необходимое для работы: листы бумаги и блокнот, цветные карандаши и ручки, для творческих порывов нарисовать новую модель чего-нибудь.
Если у вас нет свободной комнаты, то попробуйте организовать пространство там, где это возможно, ограничьте свою рабочую жизнь от домашней.

Конечно, для работы из дома нужно минимальное техническое оснащение — быстрый интернет, компьютер, наушники. Вполне вероятно, что на работе у вас примерно такой же набор необходимого, поэтому разницы большой нет.

Важно помнить о форс-мажорах: отключили интернет, свет, связь. Как показывает практика — и такое возможно, поэтому, если вы работаете из дома, обязательно иметь два канала связи: мобильный и домашний интернет и возможность использовать ваш телефон как модем.

В моем случае беспроводные наушники стали жизненно необходимой историей: так как теперь я не могу представить свою жизнь без скайпов, zoom, видеозвонков и рабочих совещаний удаленно, а ходить по дому и разговаривать гораздо удобнее, чем быть привязанной к стулу в течении пары часов.
В какой-то момент, чтобы дистанционные совещания перестали быть «звуковой» болью, я купила коллегам в офисе спикерфон и жизнь стала легче.

Почитать про организацию рабочего места еще можно здесь.

Дисциплина и организация рабочего процесса
Самодисциплина, вероятно, первый вызов с которым сталкивается каждый, кто перестал ходить в офис: вовремя проснуться, приступить к задачам, не зависнуть в домашних делах. Написание диссертации дома в свое время научило меня работать над самодисциплиной. Нет ничего опаснее момента, когда ты не создал себе графика работы или ему не следуешь.

К вечеру оказывается, что ты сделал все, кроме намеченного: помыл квартиру, нашел несколько новых хобби, приготовил пирог, прочитал интересные статьи, написал пару постов в социальных сетях и т.д.

Что мне помогает:
• Мотивация. Без нее бесполезно пробовать. Попробуйте записать возможности, которые перед вами открывает работа (и почему вы ее любите) и формат удаленки.
• Олдскульный красивый ежедневник, где отражены задачи на день, неделю и месяц, с последующим вычеркиванием тех пунктов, которые выполнены. Задачи разделены на рабочие и личные, чтобы держать перед глазами все сферы своей жизни.

В целом сегодня существует множество ИТ-решений — от trello до мегаплана и яндекс трекера. Если вы их используете для построения общих задач, то оптимально и продолжать в них работать. Мы в команде все еще в поиске наилучшего варианта и пробуем на разных проектах новые инструменты.

• Занесение всех переговоров, встреч, вебинаров в календарь. Самый простой способ — использовать календарь на ваших телефонах или гугл-календарь и сразу заносить общие события туда с возможностью оповещения всех заинтересованных сторон.
• Возможность быть всегда (кроме глубокой ночи) на связи так, что мои коллеги не замечают, где я работаю. В целом для многих задач сегодня не нужно личное присутствие, важно корректно выстроить коммуникацию и оперативно отвечать на запросы.
• График работы. Да, именно график работы.

Каждый день я начинаю свой рабочий день максимум в 10 утра. Это значит, что в это время я не просто переписываюсь с коллегами по телефону, а работаю за компьютером или общаюсь в скайпе с командами, партнерами.

Для работы в команде нужен общий график. Можно договориться с командой о времени для общения и времени для концентрации, тогда в вашем расписании должны быть слоты, когда вы онлайн, и когда вы работаете над задачами, требующими сосредоточенности и творчества.

Зачем еще вам будет жизненно необходим график?
Для самосохранения. Создайте свой график таким образом, чтобы там обязательно было не только начало и конец рабочего дня, но и короткие перерывы, время для перекусов.
Ну и ваш график будет вашим спасением от конфликтов с вашими домочадцами. Всем будет легче, если они будут знать в какое время вас лучше не трогать.
Найти свой метод работы со временем и задачами можно тут.

Баланс работы и отдыха
Однажды, опомнившись в 23 часа в пижаме перед компьютером с затекшим телом и напряженными глазами, я поняла как важен баланс в этом мире. Это был момент напряженной подготовки большого события, когда в целом все работают вне графика и нужно все успеть.

Что делать, чтобы каждый день не стал для вас на дистанционной работе таким? Я для себя обнаружила перечень полезных практик:
• Ежедневный спорт. В моем случае это обязательная ежедневная зарядка минут на 30-40 и в течение дня пара разминок. Когда же сидишь дома, понимаешь всю важность движения.
• Традиции и ритуалы. Сейчас вы, возможно, не замечаете, но утренняя рутина при сборах на работу — тоже ритуал, который помогает перестроиться на рабочий лад. Когда вы работаете из дома, эти ритуалы тоже важны и помогают концентрировать внимание, расставлять приоритеты. Утренний чай, кофе. Смена одежды на рабочую (в пижаме работается хуже), проверка почты или «утренние страницы» — берите все в дело.
• Прогулки и проветривание. Работая, мы, как правило, много сидим и мало двигаемся. Дома будет то же самое, только в несколько раз хуже, потому что теперь вы теряете даже те несколько километров, которые приходилось пройти до работы.
• Старайтесь соблюдать баланс и не работайте по выходным или хотя бы не работайте много. Почему это важно? Находясь дома, вы можете войти во вкус и работать каждый день, и тогда рискуете перегореть и почувствуете себя в фильме «День сурка».
• Семья. Здесь мне пришлось провести переговоры и договориться о новых правилах жизни и границах. Помог график. Часть своего вечернего времени я в семье, думаю, без этого я бы чокнулась и превратилась в робота.
• Самообразование. Включайте в свой график слоты с самообразованием. Читайте, проходите онлайн-курсы, образовательные марафоны.
У меня не все из этого получается, но я пробую каждый месяц новые инструменты — в этом месяце «марафон» привычек. Подобный чек-лист себе можно сделать здесь.

Про командное
После того, как вы настроили внутренний контур дистанционной работы, пора переходить к работе в команде. Самое важное тут коммуникация. За полтора года я понял, что нет ничего хуже информационного вакуума и оторванности от коллектива. И вот, как мы это решали.

Общее поле для коммуникации

Чаты:
• Общие рабочие чаты, где каждый может написать, обозначить задачу, проблему, задать вопрос, направить полезную информацию.
• «Специализированные чаты» под конкретные задачи и проекты. Обсуждаются только рабочие задачи, фиксируются договоренности.
• Чаты «по любви». Неформальные чаты с коллегами, которые помогают разбавить вакуум удаленки, обсудить волнения, эмоции, мечты, обменяться фото, мемами или музыкой.

Что важно помнить:
• У нас сложился навык писать все новости в общий чат, даже если некоторые сейчас находятся в одной комнате. Все остальные могут быть в командировке
• Важно четко формулировать сообщение и писать максимально подробно, и не бояться просить обратную связь, чтобы быть уверенным, что тебя правильно поняли.
• Будьте оперативны и смотрите на общий календарь встреч. Нормальное время ответа в чате при удаленной работе — примерно час в случае адресного сообщения и больше в общем. Если вам нужен быстрый ответ и решение, предупредите заранее.
• Не отправляйте друг другу голосовые сообщения, даже если вы работаете из дома.

Почта
Почта нужна для работы с партнерами, серьезных переписок, утверждения планов, задач, обсуждения наиболее сложных вопросов, требующих «многобукв» и согласования с разными сторонами. Самые важные аспекты работы важно писать в почте.

Общее поле для работы
Когда мы только проектируем задачи, мы используем единое поле для работы — общие папки с материалами и гугл-документы в режиме редактирования. Важно, чтобы общие документы были систематизированы и корректно размещены.

Коллективные звонки и вебинары
Для взаимодействия как с командами «Точек кипения» мы используем skype  или zoom. Такие звонки помогают обмениваться новостями и вместе проектировать новые задачи.

Самое важное в таких звонках соблюдать простые правила:
• один говорит — остальные работают с выключенными микрофоном или молчат (это касается и ситуаций, когда с разных сторон экрана собралось несколько человек, нет ничего хуже слышать гул из динамиков)
• включать на запись, чтобы потом вы смогли вернуться и переслушать разговор
• создавать визуализацию или просить коллег заранее направить вам презентации, фотографии т.д.
• всё четко проговаривать, чтобы не было недосказанности. Если непонятно, лучше несколько раз переспросить и уточнить.
• писать фоллоу-апы (протоколы) по итогам. Это особенно важно, если нужно закрепить договоренности с партнерами, составить план, передать коллегам итоги, тем более можно просто отвлечься и забыть, что только что обсуждали.

Постановка задач и общий ритм
В начале этого года мы разработали White Paper и выстроили план, как мы будем работать. По итогам каждого месяца формируется командный отчет, который позволяет всем быть в курсе, что происходит.

Никто не любит «чёрные ящики», будьте максимально прозрачны. Важно, чтобы каждый, кто заинтересован в вашей работе, хорошо понимал, чем вы были заняты, занимаетесь и будете заниматься, и мог планировать свою деятельность, ориентируясь на вас.

Синхронизация
Для синхронизации и совместного проектирования мы регулярно проводим виртуальные мозговые штурмы, встречи, короткие дайджесты. До настоящего времени как правило московская часть команды собиралась в офисе, рисовала на доске, а я сидела у себя дома в наушниках, слушала, добавляла комментарии и смотрела на фотографии с доски. Более эффективными были проектирования, в которых каждый из членов команды готовил короткий бриф о своем взгляде на задачу и давал другим прочитать.

Еще одна стандартная практика, которая хорошо работает для удалённой команды — быстрый отчёт о том, что было сделано вчера и что планируется делать сегодня или в ближайшее время.

Общий календарь. Когда наше количество встреч стало неуклонно расти, мы подумали над созданием общего календаря команды. Это гугл-календарь, в который любой из коллег может зайти и назначить время для созвона, переговоров, посмотреть общую коммуникационную загрузку. Плюс у каждого из нас также есть личный календарь, который можно сделать прозрачным для коллег.

Важно быть в курсе происходящих событий. Поэтому мы рассказываем друг друга о важных совещания, присылаем фоллоу-апы по итогам и подключаем друг друга в дистанционном формате к совещаниям.

Гибкость, оперативность и взаимная поддержка

Одно из самых больших достижений внутри команды — это умение гибко и быстро реагировать на запросы друг друга и вовремя подключаться к решению больших задач.

Как мы это делаем:
• развиваем человекоориентированный подход и заботимся друг о друге,
• живое общение,
• неформальная коммуникация — чаты, звонки, встречи — все это помогает наладить особую связь и поддерживать друг друга в сложные моменты,
• доверие. Без него в удаленном режиме не может быть командной работы.

#Точка кипения, #платформа НТИ

Эксперты

Дмитрий Мазепин

председатель совета директоров АО «ОХК «УРАЛХИМ», заместитель председателя совета директоров ПАО «Уралкалий», член Бюро Правления РСПП, руководитель рабочей группы Фуднет НТИ

Александра Кулясова

руководитель направления «Ресурсные состояния» Университета 20.35, эмбодимент-коуч

Зоя Федотова

Руководитель проектов Департамента развития сообществ АНО «Платформа НТИ»

Владислав Широков

руководитель проекта «Центр развития сети "Точек Кипения"»

Сергей Гарбук

председатель Технического комитета 164 «Искусственный интеллект» на базе РВК

Олег Бахтияров

Лидер школы «Новые когнитивные инструменты», директор Института психонетических исследований и разработок

Виктор Кононов

генеральный директор «ЦентрПрограммСистем», координатор проекта АгроНТИ

Сергей Микушев

Руководитель Центра технологий распределённых реестров СПбГУ, проректор по научной работе Санкт-Петербургского государственного университета

Михаил Свердлов

контент-директор онлайн-школы английского языка Skyeng

Евгений Белянко

вице-президент НП «ГЛОНАСС» по технологиям, советник руководителя рабочей группы рынка НТИ Автонет

Евгений Куценко

директор Центра «Российская кластерная обсерватория» Института статистических исследований и экономики знаний НИУ ВШЭ

Дарья Гриц

директор по стратегии продукта для университетов и школ онлайн-школы Skyeng

Павел Гудков

заместитель генерального директора Фонда содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере

Кураторы «Точек кипения»

«Осенний навигатор» глазами сотрудников «Платформы НТИ» и Университета 20.35

Михаил Чистяков

Проректор по стратегическому развитию Ярославского государственного университета

Тарас Пустовой

технический директор Университета 20.35

Денис Коричин

Руководитель сообщества «Конструкторы сообществ практики»

Николай Косвинцев

общественный лидер «Точки кипения – Пермь», руководитель направления «Экосистема НТИ» Агентства инвестиционного развития Пермского края

Александр Ларьяновский

управляющий партнер онлайн-школы Skyeng

Иван Тетерин

программный директор университетской «Точки Кипения» в ТГПУ им. Л. Н. Толстого (Тула)

Николай Живаев

директор Центра трансфера технологий ЯрГУ им. П. Г. Демидова, программный директор университетской «Точки кипения» ЯрГУ

Лариса Малышева

программный директор «Точки кипения - Екатеринбург», директор МВА-Центра Уральского федерального университета

Виктор Достов

руководитель группы аналитики Центра технологий распределённых реестров СПбГУ, председатель Совета и д-р по исследованиям и разработкам Ассоциации участников рынка электронных денег и денежных переводов

Брехач Родион

управляющий парнер Группы инновационных образовательных компаний «Каменный город», лидер Клуба мышления в Перми

Раиса Малышева

Руководитель проектов, аналитик Проектного офиса НТИ «Российской венчурной компании»

Валентина Иванова

Д-р эконом. наук, профессор, ректор МГУТУ им. К. Г. Разумовского (ПКУ), председатель Всероссийского педагогического собрания

Мария Галямова

руководитель Инфраструктурного центра HealthNet

Дмитрий Шаменков

директор НОЦ «Информационные и социальные технологии в медицине» Первого МГМУ им. И. М. Сеченова, основатель «Школы открытого диалога», член Экспертной коллегии и ментор Фонда «Сколково»

Сергей Анисимов

директор по операциям компании «Национальный БиоСервис», вице-президент Национальной ассоциации биобанков и специалистов по биобанкированию

Юлия Кошурникова

программный директор «Точки кипения» в Иркутске

Евгений Пен

исполнительный директор Центра компетенций Национальной технологической инициативы по направлению «Технологии распределённых реестров» на базе СПбГУ

Игорь Чаусов

Ведущий эксперт Фонда «ЦСР Северо-Запад», эксперт рабочей группы EnergyNet НТИ

Марина Дегтярь

программный директор «Точки кипения» в Тюмени

Олег Гранстрем

директор по развитию бизнеса компании «Национальный БиоСервис», вице-президент Национальной ассоциации биобанков и специалистов по биобанкированию

Фёдор Слюсарчук

руководитель образовательного направления АНО «Университет НТИ 20.35»

Нурлан Киясов

директор центра новых образовательных технологий EdCrunch University НИТУ «МИСиС»

Анатолий Левенчук

преподаватель Школы системного мышления

Вера Адаева

руководитель центра цифрового развития Агентства стратегических инициатив

Константин Тетерин

Лидер проекта «Точка Кипения Белгород», генеральный директор «Корпорации "Развитие"» Белгородской области

Константин Горцевский

руководитель проекта департамента развития сети «Точек кипения»

Анна Рада

Директор департамента регионального развития Корпорации развития Тульской области

Андрей Комиссаров

директор сервиса диагностики и отбора Университета 20.35

Мария Колодина

контент-редактор Департамента продюсирования знаний АНО «Платформа НТИ»

Анатолий Семенов

ответственный исполнитель проекта по развитию сети Точек кипения на базе университетов АНО «Платформа НТИ», директор техноброкерского агентства «Деловой Альянс»

Роман Усатов-Ширяев

генеральный директор группы компаний Robotikum

Александрина Клюс

руководитель Центра сетевых мероприятий АНО «Платформа НТИ»

Дмитрий Судаков

руководитель проекта «Атлас новых профессий»

Олег Мальсагов

руководитель проекта по развитию сети «Точек кипения» на базе университетов АНО «Платформа НТИ», член исполкома набсовета АНО «Университет 2035», руководитель Лаборатории по открытию «Точек кипения» на базе университетов в рамках интенсива «Остров 10-22»

Александр Пинский

генеральный директор АНО «Отраслевой центр МАРИНЕТ»

Василиса Пешкова

руководитель проектов АНО «Платформа НТИ»

Мария Долгих

руководитель международных проектов АНО «Платформа НТИ»

Николай Ютанов

руководитель исследовательской группы «Конструирование будущего», ведущий Школы прогностического мышления

Алексей Федосеев

президент Ассоциации участников технологических кружков

Сергей Салкуцан

программный директор «Точки кипения – Политех», заместитель руководителя дирекции Центра компетенций НТИ «Новые производственные технологии» СПбПУ Петра Великого

Даниил Мазуровский

лидер «Клуба мышления» в Екатеринбурге

Виталий Генаров

руководитель проектов Университета «20.35»

Павел Булат

заместитель руководителя рабочей группы Аэроспейснет НТИ

Кирилл Конев

руководитель отдела аналитики рынков и технологий Департамента архитектуры НТИ и аналитики АНО «Платформа НТИ»

Лиана Кобзева

программный директор «Точки кипения» в Томске

Любовь Кириенко

руководитель программ развития сети, департамент развития сети «Точек кипения» АНО «Платформа НТИ»

Юлия Гудач

директор по развитию сети АНО «Платформа НТИ»

Наталья Кульбятская

директор Департамента продюсирования знаний АНО «Платформа НТИ»

Ксения Андреева

директор по развитию сервисов АНО «Платформа НТИ»

Александр Крылатов

координатор «Клуба мышления» в Санкт-Петербурге

Василий Буров

программный директор «Клубов мышления»

Сергей Абдыкеров

руководитель Департамента архитектуры НТИ и аналитики АНО «Платформа НТИ»

Ольга Такшаитова

руководитель проекта Центра развития сети «Точек кипения» Департамента развития сообществ АНО «Платформа НТИ»

Михаил Самсонов

директор медицинского департамента «Р-Фарм», заместитель руководителя рынка HealthNet

Александр Шумский

президент Национальной палаты моды, лидер направления FashionNet

Александр Гурко

президент Федерального сетевого оператора в сфере навигационной деятельности Некоммерческого партнерства «Содействие развитию и использованию навигационных технологий» (НП «ГЛОНАСС»)

Олег Гринько

соруководитель рабочей группы EnergyNet НТИ, директор ООО «Т-Система»

Олег Подольский

координатор Центра компетенций по кадрам для цифровой экономики Национальной программы «Цифровая экономика РФ»

Валентин Макаров

лидер рынка SafeNet НТИ, президент компании «РУССОФТ»

Кирилл Игнатьев

председатель совета директоров группы «Русские инвестиции», футуролог, преподаватель Университета 20.35

Евгений Казанов

руководитель экспедиции «Эковолна»

Елена Брызгалина

завкафедрой философского факультета МГУ им. М. В. Ломоносова, преподаватель Университета 20.35

Василий Третьяков

генеральный директор АНО "Университет 20.35"

Константин Кичинский

руководитель центра «Франшиза НТИ», АНО «Платформа НТИ»

Алексей Чадаев

директор Института развития парламентаризма, преподаватель Университета 20.35

Ирина Гордина-Невмержицкая

эксперт по коммуникациям, кандидат социологических наук

Вячеслав Трактовенко

основатель «Городского цифрового акселератора» CDA.vc, региональный координатор «Клуба лидеров» в Санкт-Петербурге и Ленобласти

Андрей Силинг

исполнительный директор АНО «Платформа НТИ», руководитель проекта «Клубы мышления», руководитель штаба интенсива «Остров 10-22»

Андрей Ломоносов

соруководитель направления «Биомедицина» HealthNet НТИ

Владимир Статут

генеральный директор компании ООО «Нейроматикс»

Ольга Прудковская

директор по развитию сообщества в проекте Кружкового движения НТИ «Практики будущего»

Сергей Жуков

соруководитель рабочей группы «Аэронет» НТИ

Дмитрий Холкин

директор Центра Развития Цифровой Энергетики фонда "ЦСР" Северо-Запад

Алексей Басов

инвестиционный директор РВК

Андрей Иващенко

соруководитель рабочей группы NeuroNet НТИ, профессор РАН

Алексей Боровков

соруководитель рабочей группы «Технет» НТИ, руководитель Центра НТИ СПбПУ «Новые производственные технологии», проректор по перспективным проектам СПбПУ

Александр Повалко

генеральный директор, председатель Правления АО «РВК»

Екатерина Морозова

директор открытого университета «Сколково», лидер проекта «Наставник «Кружкового движения» НТИ, преподаватель Университета 20.35

Марина Ракова

заместитель Министра просвещения Российской Федерации

Дмитрий Земцов

проректор по развитию ДВФУ, соруководитель рабочей группы «Кружкового движения» НТИ, преподаватель Университета 20.35

Руслан Карманный

руководитель Казначейства и Корпоративных финансов Группы EuroChem AG (Швейцария). Аналитик

Дмитрий Песков

специальный представитель Президента РФ по вопросам цифрового и технологического развития

Принять участие

8, 11, 15, 18, 22, 25 июня 2020 года

Искусственный интеллект в медицине

Мероприятия НТИ

Подписка на обновления

«Информбюро 20.35» делает почтовую рассылку самых интересных публикаций один раз в неделю. Чтобы подписаться на нее, зарегистрируйтесь или войдите через свою учетную запись на платформе leader-id.ru.