2035: in progress > Ликбез

03.04.2020

Как провести виртуальный мозговой штурм на 25 человек: опыт работы в Miro

Наша компания уже третью неделю работает удаленно. Задач становится только больше, приходится оперативно и массово осваивать новые инструменты. На прошлой неделе мы провели брейншторм с помощью виртуальной доски Miro и уже известного всем Zoom. Делимся опытом.

Шаг первый. Подготовьте структуру процесса, которая тщательно продумана вокруг цели

Чтобы упростить работу, мы заранее сделали шаблоны, которые структурируют обсуждение. Мы разметили этапы для генерации, группировки и отбора идей с учетом специфики контента. Перед сессией у нас была синхронизация между модераторами и заказчиками, в которой мы пробежались по процессу, обсудили возможные «затыки» и «поглотители времени». И пофантазировали, что именно на разных этапах может получиться, уточнили некоторые формулировки. Но самое главное, участники брейншторма на входе получили готовую доску: мы не рисовали ее «по ходу дела». То есть это был такой готовый поток, через который мы должны были всех пропустить.

Шаг второй. Погрузите участников в рабочую среду

Прежде чем начать, ваша команда должна привыкнуть к новому инструменту. В начале сессии мы отвели 20 минут для того, чтобы участники могли адаптироваться к среде работы – освоить стикеры, рейтинги и тегирование, иначе говоря, ключевые микромеханики для дальнейшей работы. На этом шаге команда может проявить свою творческую составляющую, начать отклоняться от плана и пуститься в исследование других возможностей. Тут главное вовремя остановиться.

download.jpg

Шаг третий. Удерживайте контроль за вниманием аудитории

Есть разные трюки, позволяющие вовлечь аудиторию в тот или иной процесс. Так, при работе в онлайн-пространстве коллеги-модераторы предложили все стикеры тегировать именем автора. За счет этого вы решаете сразу две задачи:

Когда выбираете стикер, вы можете обратиться по имени к автору или увидеть, от какой группы он пришел на ту или иную часть доски.
Когда стикеры генерируют в каком-то процессе, вы видите, кто предложил идею, а кто нет. Например, в группе работают 7 человек, и мы видим, что стикеры создавали только пять из них. Значит, двое выпали из процесса, и это сразу становится заметно.

download (2).jpg

N.B. Другие механики во многом повторяют приемы из офлайн-работы: голосовое вовлечение участников (попросить каждого высказаться по кругу), смена микромеханик (от генерации к голосованию через эмоджи, к размещению своих стикеров и изучению чужих и т.п.). Вместо голосования руками, как во время традиционной офлайн-встречи, вы можете предложить написать ОК в общем чате или разместить стикер со своим именем или «своего» цвета в нужной колонке. Геймификация как она есть!

Важно также помнить о побочных эффектах: например, говорящий во время видеоконференции человек теряет счет времени еще чаще, чем в офлайне, поэтому полезно использовать таймер и задавать четкие форматы высказывания.

Шаг четвертый. Разделите на группы и проведите общую синхронизацию

В онлайн-сессии актуальны рекомендации из офлайна: дробить большие группы на микрогруппы по 7±2 человека. В Zoom для этого мы использовали механизм комнат, разделив участников случайным образом. Для каждой такой группы необходим отдельный модератор, который будет следить за ходом обсуждения, направлять его по сути и форме в нужную сторону, вовлекать выпадающих участников, отвечать на вопросы. В online-формате это особенно критично, так как никто не видит, чем заняты другие, и эффект работы под взаимным наблюдением теряется.

Что следует учесть?

Чтобы понимать, как к цели движется каждая группа, модераторы использовали общий чатик в Telegram. Там мы быстро синхронизировались, понимали, у кого какой затык, кому сколько времени еще необходимо и т. д.

download (4).jpg

Участники при этом работали с постоянной синхронизацией: групповая часть сменялась промежуточным подведением итогов и общей постановкой задачи для следующей части. За счет того, что рабочее пространство остается общим для всех, группы могли подсматривать идеи друг у друга. Это уменьшает необходимость проговаривать для всех то, что уже выложено.

Если сессия длится долго, важно не забыть сделать технические перерывы и сообщить участникам, на какое время запланированы эти перемены. Иначе коллеги сами сделают себе технические паузы на кофе, туалет, детей, песиков и т. п.

В отличие от очных сессий, в онлайн-формате легко отследить вовлечение каждого человека: видно, сколько стикеров появляется у команды, как она продвигается.

Как проходила сессия?

К сессии присоединились 25 человек из трех организаций, разделенных случайным образом на три группы.
Работу каждой группы координировал отдельный модератор.
Помимо знакомства и инструментами, работа была разбита на 6 тактов (экранов в Miro), внутри которых групповая деятельность сменялась общей синхронизацией со взаимным «опылением». В конце всех участников «вернули» в свои организации, чтобы каждая из них могла сделать свою ставку на дальнейшую работу и описать ключевые шаги.

download (3).jpg

Мы прорабатывали коммуникационную стратегию Национальной технологической инициативы и технологического предпринимательства с учетом задачи подобрать сетевые форматы коммуникации для наших ключевых целевых аудиторий и целей по ним. Такты работы:

  1. Разделение на группы.
  2. Генерация сетевых форматов внутри каждой из групп.
  3. Сортировка и сегментация форматов по матрице – формирование общей библиотеки форматов.
  4. Выбор ЦА для каждой из групп и подбор сетевых форматов по цели коммуникации.
  5. Проработка ценностной модели приоритетных форматов.
  6. Выбор ставок для каждой из участвующих организаций и подготовка верхнеуровневого плана.
С какими сложностями мы столкнулись при организации этого сетапа?

К сессии подключились представители трех разных организаций, которых надо было собрать в одно время в одном месте на 4 часа. Кажется, собраться в онлайне чуть проще, чем приехать всем в одно физическое место, но обратная сторона виртуального формата – необходимость всем поставить общие инструменты для работы, завести аккаунты и т. п. Лучше это сделать заранее.

Большинство людей к этому моменту освоили Zoom, но не пробовали Miro как инструмент, который мы выбрали для использования в качестве виртуального рабочего пространства. В этом смысле у того же большинства не было опыта участия в онлайн-сессиях стратегического характера, коллективной работы с доской, а это сложнее, чем коллективное редактирование документа. Надо закладывать время на знакомство и быть готовыми, что у кого-то обязательно что-то отвалится.

Из-за того, что сессия проходила на виртуальной площадке, у нас неожиданно вылезло физиологическое ограничение. Мы не могли сделать эту сессию продолжительностью весь день: очень трудно не просто сидеть на одном месте, но и работать в интенсивном режиме постоянной коммуникации без переключения фокуса. То, чему в офисе мы могли бы посвятить целый день, в онлайне надо сильно сжимать по времени. Обратная сторона: мы сильно экономили в мелочах. Все стикеры уже «написаны» печатным почерком и размещены там, где надо, перекрестное «опыление» происходит фоново, а голосование – параллельно и фаново.

Несколько наблюдений из личного опыта участников:

  • Оказывается, виртуальная рабочая доска Miro хороша не только для учебы, презентаций и хранения информации, но и для генерации идей на карточках. Куча возможностей! Да, и преимущество такого формата в том, что он позволяет участникам сосредоточиться на контенте, а не попадать под влияние лидеров.
  • Важно готовиться к вебинару, тестировать функции заранее. И удобно, что вся подготовка и активности вебинара умещаются на одной доске.
  • В Zoom сложно вести вебинар для большого числа людей (нас было около 25 единовременно): много неожиданностей может быть от активных участников. Нашелся коллега, который активировал рисовальные инструменты и стал калякать на наших стикерах… И еще: модератору приходилось работать «придворным», открывая дверь входящим участникам. А их было много – тех, кто опоздал и заранее не попросил расшарить доску.
  • Некоторым участникам показалось, что в начале все было похоже на абсолютный хаос. Все было совершенно непонятно, хотелось все сразу бросить и пойти заниматься более привычными делами. Но на последних этапах разницы между проектированием в офлайн- и онлайн-пространстве они уже практически не ощущали.

В итоге можно сказать, что Miro – классный инструмент для визуализации совместной работы, но необходимо тренироваться, чтобы научиться использовать его быстро и максимально эффективно.

Константин Кичинский, Бэлла Чеченова

#онлайн-обучение, #НТИ 2.0

Мероприятия НТИ

Подписка на обновления

«Информбюро 20.35» делает почтовую рассылку самых интересных публикаций один раз в неделю. Чтобы подписаться на нее, зарегистрируйтесь или войдите через свою учетную запись на платформе leader-id.ru.