19.03.2020

Как проводить мероприятия онлайн. Рекомендации сети «Точек кипения»

Из-за угрозы распространения коронавируса COVID-19 в российских городах вводятся запреты на проведение массовых мероприятий. В Москве и Петербурге запрещено проводить любые досуговые мероприятия с присутствием 50 человек одновременно. Все, что сейчас происходит в части организации и проведения мероприятий, уходит в онлайн. Понять, как это будет функционировать – большой эксперимент и попытка обнаружить новые компетенции команд и наших интеллектуальных сил. Рассказываем, как «Точки кипения» реагируют на карантинные меры и продолжают cвою деятельность в онлайн-формате.

Если в вашем городе еще не введены экстренные меры, то решение о проведении мероприятий следует принимать на основе эпидемиологической ситуации в регионе. Сеть «Точек кипения» стала для нас индикатором ситуации во всей стране: на настоящий момент 40 «Точек кипения» закрыты для проведения очных мероприятий и ограничили работу в коворкинге. Но сеть остается сетью и продолжает активно работать: наше сообщество не поддается панике, обменивается опытом и повышает связность.

Что мы рекомендуем «Точкам»

Общие рекомендации по новым форматам работы:

1. Главное, что сейчас следует сделать, – научиться быстро и безболезненно переходить из офлайна в онлайн. Внедряйте дистанционные форматы мероприятий: проводите трансляции, используйте средства удаленного присутствия, которые есть на площадке (Zoom, Skype, мессенджеры).
2. Не переставайте общаться со своей аудиторией. Пробуйте новые способы вовлечения, экспериментируйте с контентом, тестируйте неожиданные форматы, наблюдайте, как работают ваши коллеги и партнеры, отслеживайте лучшие практики.
3. Выкладывайте контент в публичные каналы. Рассказывайте пользователям о новых возможностях: как участвовать в мероприятиях удаленно. Сопровождайте свои материалы инструкциями: как принять участие, как подключиться к конференции, что делать, если что-то не получается. Не пренебрегайте мелочами, кому-то это необходимо.

Рекомендации для участников экосистемы НТИ, организаторов и держателей площадок. Что делать, если вы проводите офлайн-мероприятия:

1. Установить режим работы, который соответствует решению организации-учредителя и фактической обстановке в городе. Учитывайте ограничения, вводимые органами Роспотребнадзора, Минздрава.

2. Если у вас есть зона совместной работы, переговорные, open space, помещения с плотной рассадкой сотрудников, коворкинг, рекомендуем ограничить их работу и перевести команду на дистанционный режим.

3, Усилить санитарно-гигиенический режим:
• влажная уборка и обязательное проветривание после каждого мероприятия (установить перерыв длительностью 20-30 минут между мероприятиями). Если мероприятие длится несколько часов, сделать в программе 15-минутные перерывы на проветривание;
• обеспечить мылом туалеты, по возможности приобрести стационарные «санитайзеры» для рук, разместить везде памятки по гигиене для сотрудников и посетителей;
• разместить памятки о мерах предосторожности и информацию о вирусе, чтобы помочь посетителям;
• производить измерение температуры посетителей (использовать бесконтактные градусники);
• информировать «о политике здоровья» и просить заболевших пропустить мероприятия до полного выздоровления.

4. Убедиться в том, что в вашей команде нет людей из группы риска: тех, кто старше 50 лет, людей, страдающих онкологическими и хроническими заболеваниями (например, сахарным диабетом, бронхиальной астмой, ишемической болезнью сердца). Сотрудников, подходящих под описание, следует перевести в дистанционный режим работы.

Как работать удаленно

Все практики, которые мы рекомендуем использовать, мы опробовали на себе. Сейчас вся Платформа НТИ, в том числе команда развития сети «Точек кипения», работает в удаленном режиме. Мы составили подробную инструкцию, как перейти на дистанционную работу, организовать свое рабочее пространство дома, наладить взаимодействие с коллегами, не прокрастинировать, но и не работать 24/7. Подробнее – в нашем материале.

Также мы собрали наш опыт дистанционной работы: мы – распределенная команда и довольно легко справляемся с расстояниями. Как это сделать, рассказываем в блоге про удаленную работу с основными лайфхаками для тех, у кого режим home-office.

Полезные инструменты для работы

Мы постоянно мониторим все доступные ресурсы для обновления знания об инструментах различного функционала для работы в онлайне.

• Знаем, что таких материалов в интернете уже очень много (например, SMM-инструментарий от «Студии Чижова» или наш же материал про образовательные платформы), но для тех, кто не боится больших таблиц, мы сделали подборку форматов онлайн-мероприятий с описанием, как организовать и как провести. Ее можно дополнять, расширять, ну или учитывать в работе – в нашем канале будем сообщать, над чем работаем мы.
• Осваиваем все возможности видеоконференцсвязи (ВКС) в «Точках кипения»: ВКС позволяет автоматически выходить на федеральный уровень присутствия, а в скором времени обеспечивать возможность двустороннего участия более двух тысяч человек, организовывать онлайн-трансляцию события в интернет. И что важно – в высоком качестве.

Также мы ведем переговоры с крупными партнерами с желанием в самые сжатые сроки организовать в онлайне полноценный деловой форум, не забыв про нетворкинг, кулуарное общение, сувенирную продукцию, возможность задавать вопросы и общаться со спикерами.

Что происходит с сетью сейчас? Практика «Точек»

«Точки кипения» переносят в цифровое пространство свой главный функционал: поддерживают идеи команд и проектов, обеспечивая и интеллектуальную, и инфраструктурную помощь.

• Например, с подключением по ВКС состоялся вебинар «Искусство продуктивности без стресса: как удерживать контроль в мире хаоса», организованный Мастерской управления «Сенеж» совместно с программой Master of Public Administration в ДВФУ. К мероприятию подключились «Точки кипения» из Владивостока, Москвы, Якутска и Благовещенска. Запись сохранили здесь. Чтобы провести мероприятия с подключением по ВКС, организаторам необходимо в заявке «Создать мероприятие» на Leader-ID поставить галочку «Требуется телемост».
• Работаем над идеей куратора art-направления «Точки кипения – Санкт-Петербург. ГУАП»: планируется, что выставка «МЕРА ХАОСА», которая сейчас переехала из Петербурга в Новосибирск, откроется телемостом через ВКС в «Точках кипения».
• «Точка кипения» в Ростове-на-Дону в начале апреля проведет в онлайн-формате Дни карьеры ЮФУ. В программу включены Цифровая ярмарка вакансий и создание вебинаров от работодателей.

Коммьюнити-менеджмент

• Для сообщества «Точек кипения» проектируем внутренний вебинар про организацию онлайн-ивентов с дискуссией о том, что будет с переходом в онлайн в целом (собираем тех, у кого уже есть хороший и не очень опыт). По итогам дискуссии думаем собрать несколько команд из «Точек кипения» для организации совместных онлайн-мероприятий.
• Еще мы ежедневно общаемся с командами «Точек кипения», которые сообщают нам о всех изменениях в их регулярной работе и обязательно отмечают на платформе Leader-ID изменения режима, актуализируют ссылки на социальные сети, чтобы связь с пользователями всегда оставалась.

Каналы коммуникации

Узнать, что сейчас происходит в сети, можно в нашем официальном телеграм-канале и в группе Facebook. Здесь мы каждый день собираем общую ленту новостей, рассказываем о событиях и практиках и делимся опытом.

Ольга Такшаитова

#Точка кипения, #платформа НТИ, #сообщество