2035: in progress > Ликбез

17.03.2020

Как всем офисом перейти на удаленку и не перестать работать. Лайфхаки

lifehack.jpg

Наша организация, Платформа НТИ, как многие российские компании переходит в онлайн-режим. Чтобы оставаться эффективными даже дома, мы собрали лайфхаки по дистанционной работе и делимся ими со всеми.

Давайте по порядку. Что мы делали, пока продолжали полностью или частично работать в офисе?

Первое. Выявили группы риска
Распространение коронавирусной инфекции особенно опасно для людей, попадающих в так называемую группу повышенного риска. К ней относятся люди старше 60 лет, пациенты с онкологическими и другими хроническими заболеваниями (сахарным диабетом, бронхиальной астмой, ишемической болезнью сердца, ВИЧ, гепатит и пр.), лица, перенесшие в течение последних 6 месяцев тяжелые легочные или вирусные заболевания. Сотрудников, входящих в эти группы или проживающих с людьми из групп риска, мы перевели на дистанционный режим работы в первую очередь.

На дистанционную работу перевели и сотрудников с повышенными социальными обязательствами в семье. Среди них те, кто воспитывает ребенка, обеспечивает пожилых или недееспособных родственников. У таких людей «выход из строя» на две-три недели может оказаться критическим для близких не только из-за угрозы передачи вируса.

Второе. Сформировали дежурный отряд
Очевидно, что перевод всех бизнес-процессов в онлайн сложно спланировать и осуществить одним днем. У многих решение рабочих задач невозможно вне офиса. Поэтому мы сформировали дежурный отряд – так называемую «пожарную бригаду», которая продолжит работать в офисе, пока коллеги останутся дома тестировать удаленный режим.

Третье. Составили и распространили рекомендации по работе сети
Мы работаем в сетевом формате, с регионами. Поэтому мы составили рекомендации по организации и проведению мероприятий в целом и в сети. 

Четвертое. Перешли на удаленку и собрали лайфхаки по эффективной работе

1. Дистанционная работа

Синхронизация

Лидеру команды. Договоритесь о ритме синхронизации. Когда вы сидите с коллегами в одной комнате, вы легко можете записать общий список задач на стену, быстро обсудить проблему или задать вопрос. При переходе в online ваша близость рассыпается. Запустите ритуал синхронизации команды в течение дня и недели. Например, это могут быть общие созвоны раз в неделю и текстовая перекличка в чате утром и вечером каждый день.
Лидеру команды. Настройте фоновую синхронизацию. Пока вы все физически вместе, вы параллельно с работой делитесь новостями, шутками, сплетнями и прочим фоновым шумом. Вам никто не говорил, но это тоже часть работы. Было бы грустным это ощущение коллектива потерять в дистанционном режиме. Настройте для команды чатик с оффтопами или группу в discord. Но следите за своим цифровым следом!
Лидеру команды. Зафиксируйте общее окно доступности. В удаленном режиме вы не просто работаете из дома, отеля или еще какого-то места, отличного от вашего офиса. Режим каждого сотрудника приобретает еще больше индивидуальных зависимостей: кто-то теперь встает в 11, потому что засыпает в 2, кому-то днем надо позаниматься с ребенком, у кого-то сдвигается часовой пояс. Это нормально: просто договоритесь внутри команды о минимально необходимом общем пересечении календарей, когда все доступны online. В такие слоты будет удобно кидать синк-ап встречи.
Индивидуально. Выделите слоты в своем календаре для других. Дистанционный режим работы легко скатывается в асинхронный. Здесь самое сложное — добиться своевременной реакции коллег на ваши запросы, а их возможность в любой момент стукнуться в чате, быстро начнет вас раздражать. Договоритесь о слоте в своем календаре, внутри которого любой коллега может запросить вашего фокусного внимания. Например, забронировать ваше время на просмотр своего документа.
Контроль над временем и задачами
Индивидуально. Управляйте своим расписанием. Дистанционный режим создает ложное ощущение свободы и отсутствия контроля. Всем все равно, сидите вы в пижаме или в костюме. У вас появляется больше гибкости и новые отвлекающие факторы. Поэтому особенно важно выработать для себя новый рабочий график. Получится не сразу: начните с фиксации слотов на перерывы, ведите в блокнотике учет отвлекающих факторов и своих временных затрат. Через несколько дней оптимизации вы войдете в комфортный ритм.
Лидеру команды. Ведите общий трекинг задач. В online не видно, кто чем занимается и с какой скоростью делает свои задачи. Это создает ощущение безделья коллег. Чтобы такого не было, заведите общий список задач команды и помогите коллегам разбить свои задачи на блоки по 1-2 часа (4-6 задач на день). Следуя ему, вы не только получите список достижений команды за день или неделю, но и ощущение вклада всех в общее дело.
Лидеру команды. Контролируйте крайности. При работе в удаленном режиме можно уйти в одну из двух крайностей: если у вас нет задач, то вы ничего не делаете; а если задача вас увлекла, то вы забываете отдыхать и теряете счет времени. Чтобы избежать первого, обсудите с командой, какие у вас есть фоновые несрочные задачи, которые можно делать в любой момент: например, разобрать архив, причесать презентации, поправить тексты на сайте или узнать, как дела у партнеров. Чтобы избежать второго: доверьтесь своему календарю – в нем уже должно быть записано время, когда вы не работаете.

Рабочее место
Индивидуально. Выделите рабочее пространство. Дома можно работать из кресла, из кровати, из ванны, на подоконнике, на балконе и даже на иголках акупунктуры. Разнообразие возможностей может вас долго удивлять. Но чтобы работать продуктивно, найдите или оформите одно место, которое будет вам комфортно и станет для вас привычным рабочим пространством.
Индивидуально. Подберите оборудование. В дистанционной работе критичными оказываются мелочи: качество наушников и микрофона на звонке, наличие бумажки или стикера под рукой, чтобы записать идею, подставка под кофе, чтобы не залить ноутбук. Позаботьтесь о мелочах.
Лидеру команды. Синхронизируйте софт в команде. Удаленный режим работы способствует поиску более эффективных инструментов для решения традиционных задач. Это хорошая новость. А вот плохая: если вовремя не договориться об общих инструментах коммуникации и работы (в т.ч. об общих правилах работы с календарем, почтой и мессенджерами), то вы будете терять на пограничных издержках. Например, планируя встречу, проще ориентироваться на календари коллег (если они актуальны и открыты), чем опрашивать каждого индивидуально. Встреча, занесенная в календарь, сама напомнит о себе.
Лидеру команды. Создайте общее виртуальное пространство. Физический офис обладает неоспоримым преимуществом: общим пространством, в котором циркулируют идеи, образы, обсуждения, документы и другие артефакты. Важно перенести это свойство общего доступа в online-среду. Сделайте для своей команды виртуальное рабочее пространство: для небольших команд можно бесплатно использовать Slack, Microsoft Teams или их аналоги. Вариант минимум: общее хранилище файлов.

Эффективность коммуникаций

Индивидуально. Сжимайте время встреч. Часто кажется, что, созвонившись, мы договоримся быстрее, чем переписываясь в чатике. Но потом оказывается, что плановое обсуждение на 10 минут занимает полчаса: сначала вы всех ждали, потом у кого-то пропал звук, потом у кого-то в фоне лает пёсик, потом вы заодно обсуждаете что-то еще. Делите плановое время таких встреч на два — и вместо блокера на 30 минут, кидайте встречу на 15. На короткую встречу меньше хочется опаздывать, а обсуждение получается более сфокусированным. Если звонок выходит за плановое время, лучше вынести оставшиеся вопросы в отдельное обсуждение и назначить новую встречу.
Индивидуально. Экономьте общее время. Кажется, что теперь, когда мы все ушли в online, нас можно легко собрать на общую встречу — намного проще, чем в физическом офисе. Поэтому делаем одну большую встречу и зовем всех причастных. Не надо так. В online вы никогда не знаете, что делают ваши коллеги, ожидая своей очереди в повестке. Бич каждой такой встречи: «Ой, повторите вопрос, связь пропала». Лучше разбить большую встречу на несколько маленьких узким составом, после чего прислать всем общее резюме.
Индивидуально. Покажите лицо. В дистанционном общении самый большой недостаток — это человеческие эмоции. Самый живой online-звонок проходит с живыми лицами, когда вы видите собеседника, его мимику, эмоции и внимание на диалог. Убедитесь, что вы готовы к звонку лицом, а если у вас плохая камера на ноутбуке, используйте камеру мобильного телефона.
Лидеру команды. Подводите итоги дня. В отличие от физического офиса, в дистанционном режиме вы теряете ощущение сборки ситуации. Поэтому важно намеренно уделять свое время подведению промежуточных итогов: просмотрите список выполненных задач, выпишите ключевые находки и провалы удаленного режима за день, продумайте основные задачи на следующий день. В идеале такое резюме разослать на всех участников команды.

Переход в цифру

Индивидуально. Расставьте маяки. Online-режим упрощает «мгновенную» коммуникацию: нет ничего проще, чем написать коллеге в чатик и ждать сиюминутного ответа. А если ответа нет, написать еще раз. Дзынь. «Я же вижу, что ты прочитала». Дзынь. Дистанционный режим прячет от коллег вашу занятость и погруженность в поток: то, что вживую легко заметить, в интернете легко проигнорировать. Поэтому важно управлять своим статусом загруженности и доступности для диалога: от свободных слотов в календаре до статуса в чате. Во многих мессенджерах в настройках приватности вы можете указать, показывать ли статус прочтения и присутствия.
Лидеру команды. Избегайте цифровых аналогов бумаги. Нет ничего утомительнее в своей бессмысленности, чем переслать документ коллегам в почте или телеграмме, чтобы потом собрать индивидуальные правки и самостоятельно интегрировать их в общий документ. Если схему проще нарисовать и обсуждать сразу в Miro, зачем вставлять ее картинкой в PowerPoint и рассылать презентацию коллегам для сбора обратной связи? Переходя к цифровым инструментам, выбирайте средства с поддержкой коллективной работы.
Индивидуально. Сделайте очные встречи online-встречами. Если вам нужно работать удаленно, это не повод откладывать внутренние встречи с коллегами или внешние с партнерами, потенциальным сотрудниками и клиентами. Просто перенесите их в online, используя соответствующие инструменты (Zoom, Skype и т. п.). Это сэкономит всем время на транспорт, а использование видео при звонке существенно компенсирует отсутствие личного контакта.
Индивидуально. Следите за поверхностью цифровых угроз. В дистанционном режиме ваши рабочее и личное пространство смешиваются еще больше, чем они перемешаны сейчас, повышая риски для утечки внутренней информации, взломов рабочих аккаунтов и т. п. Проверьте, что ваши компьютеры и смартфоны защищены, интернет-соединение надежно (в идеале, используйте всегда VPN), а приложения обновлены. При экспериментировании с новыми инструментами online-работы, не размещайте в них персональную и другую чувствительную информацию, пока не получили на это одобрение от ИТ-службы и службы безопасности.

Момент возможностей

Индивидуально. Совместно повышайте цифровую грамотность. Раз вы уже в online, вам и флаг в руки — используйте online-курсы для развития своих компетенций. Договоритесь с руководителем, какой курс вам будет наиболее полезным и вставьте его в план своих работ. Наибольшего эффекта вы достигните, если будете проходить один курс одновременно со своими коллегами, обсуждая задания и свои наблюдения.
Индивидуально. Делитесь открытиями. В интернете и магазинах мобильных приложений каждый день появляются и обновляются новые цифровые инструменты. Если вы нашли классное средство, научились по-новому использовать возможности текущих или объединять сильные стороны нескольких инструментов, расскажите об этом коллегам. Но прежде, чем предлагать их внедрять, проведите эксперимент на безопасном для компании проекте.

2. Меры предосторожности

karant.jpg

Изоляция

Останьтесь дома. При любых сомнениях в своем состоянии здоровья –– останьтесь в вашем текущем месте (дома, в отеле). Дистанционная работа в этих условиях абсолютно допустима и предпочтительна. Сузьте круг лиц, имеющих доступ в вашу квартиру, в т.ч. наемных работников (например, сотрудников службы доставки, клининговых служб и ремонтных бригад), кроме сотрудников медицинских и других специальных служб, имеющих средства защиты. Если вы собираетесь дойти до своей поликлиники, сначала позвоните в нее и уточните целесообразность.
Придерживайтесь самоизоляции. Важно не посещать не только рабочее место (офис), но и другие места скопления людей. Вместо похода на обед в кафе лучше закажите продукты на дом и приготовьте сами. Избегайте не только тех мест, где вы можете подцепить инфекцию, но и тех, где вы сами можете заразить людей в зоне риска (отделения Сбербанка, Почты России, сетевых магазинов и т. п.).
Удерживайте социальную дистанцию. Откажитесь от совместных празднований дней рождения и других событий, семейных походов в гости к друзьям, вечерних посиделок в баре и утренних завтраков в кафе. Особенно сложным это будет для семей с детьми. Каждый такой контакт является потенциальным вектором передачи инфекции, даже если по ощущениям человек не болеет. Замените личное общение удаленным, например, в Китае начали проводить online-дискотеки, а родственникам в зоне риска лучше позвонить.

Гигиена

Соблюдайте общую и личную гигиену. Не употребляйте еду из общих упаковок или посуды. Очищайте поверхности и устройства, к которым вы прикасаетесь. При переходе к режиму самоизоляции в квартире, вы резко увеличиваете число физических контактов, а в случае заболевания — и концентрации инфекции в воздухе. Поэтому первым делом уберитесь в квартире. Чаще проветривайте помещение и проводите влажную уборку.
Уменьшите физический контакт. Вирус в основном распространяется воздушно-капельным путем: через капли влаги при кашле, чихании или просто в разговоре. Минимальная рекомендуемая дистанция при общении с людьми с симптомами заболевания — 1 метр. Второй вектор распространения — загрязненные поверхности: например, дверные ручки, кнопки лифта, поручни в общественном транспорте, деньги и интерфейсы банкоматов и терминалов оплаты, витринные образцы в магазинах одежды, обуви, техники и косметики.
Мойте руки. Самое важное, что можно сделать для защиты — это поддерживать чистоту рук и рабочих поверхностей. Часто мойте руки водой с мылом или используйте дезинфицирующее средство, старайтесь не касаться рта, носа или глаз руками. Минимально рекомендуемое время мытья рук с мылом — 30 секунд. Если после мытья рук вы схватили телефон, который до этого трогали грязными, пора снова мыть руки.

Психологический комфорт

Позаботьтесь о своих близких. Обратите внимание своих родственников, особенно пожилых, на необходимые меры предосторожности. Люди преклонного возраста ввиду ослабленного иммунитета имеют более высокий риск получить тяжелые осложнения, которыми характеризуется вирус. Договоритесь о плане действий в случае наступления симптомов заболевания.
Продумайте досуг. В режиме самоизоляции вы оказываетесь резко отрезанными от внешних развлечений и личного общения. Если с вами изолировано ещё несколько людей, то вам предстоит научиться проводить все это время вместе. Спланируйте собственный или совместный досуг: выделите время на просмотр кино или сериалов, трансляций концертов или постановок, настольные или компьютерные игры. Например, посмотрите пятичасовое путешествие по Эрмитажу или лекции Островов.
Поддерживайте физический тонус. Находясь в замкнутом пространстве, вы резко сокращаете пространство для перемещения. Поэтому обратите особое внимание на сохранение подвижности и минимальной физической нагрузки. Попробуйте какое-то время работать стоя (например, когда вам надо подумать или во время колла), делайте разминку или зарядку чаще, чем обычно. Если вы мечтали попробовать йогу или медитацию, это ваш шанс.
Закупите продукты и расходные материалы. Ключевые непортящиеся продукты и расходные материалы лучше купить заранее. Составьте список таких товаров — и бегом в online- или оптовый магазин (не скупайте весь соседний продуктовый магазин). Вот, например, рекомендованный список продуктов от органов защиты Германии (на одного человека на 10 дней): 20 литров питьевой воды, 3,5 килограмма какой-либо крупы, хлеба, картошки, макарон и риса, 2,5 килограмма консервированных овощей и орехов, 4 килограмма сухофруктов и консервированных фруктов, 2,6 килограмма молока и молочных продуктов, 1,5 килограмма мяса, рыбы, яиц или яичного порошка, 0,4 килограмма жиров и растительного масла. Кроме того, понадобятся также сахар, мед, мука, бульонные кубики, сухое печенье, шоколад. Добавьте средства гигиены и базовые медикаменты.
Мойте факты перед едой. Важно следить за развитием событий: от принятых мер по предотвращению распространения инфекции в вашем регионе до появления новых сведений о вирусе. Однако поступающую информацию надо чистить: ориентируйтесь на надежные и официальные источники, СМИ, делающие проверку фактов перед подачей, а также прямые рекомендации вирусологов; подвергайте сомнению пересказы фактов и гипотез и публикации с фотографиями как из фильмов про конец света.

Надежные источники рекомендаций:

ВОЗ
Визуализация распространения коронавируса в мире от Университета Джона Хопкинса
Европейский центр профилактики и контроля заболеваний
Центры по контролю и профилактике заболеваний США

Действия на случай подтверждения заболевания у сотрудника

Немедленно обращайтесь к врачу при признаках заболевания:
• Повышение температуры тела в >90% случаев
• Кашель (сухой или с небольшим количеством мокроты) в 80% случаев
• Одышка в 55% случаях
• Ощущение сдавленности в грудной клетке в >20% случаев

Оцените риск. Особое внимание следует уделять тревожным симптомам в случае, если вы посещали в последние две недели в зоны повышенного риска (КНР, Южная Корея, Италия, Иран, Франция, Германия и Испания) или были в контакте с кем-то, кто посещал эти зоны в последние две недели.

Избегайте самолечения. Вирусную пневмонию — основное и самое опасное осложнение коронавирусной инфекции, нельзя вылечить антибиотиками и другими антибактериальными препаратами. В случае развития пневмонии лечение в стационаре направлено в основном на поддержание функции легких при помощи профессиональных аппаратов ИВЛ.

#платформа НТИ, #НТИ

Мероприятия НТИ

Подписка на обновления

«Информбюро 20.35» делает почтовую рассылку самых интересных публикаций один раз в неделю. Чтобы подписаться на нее, зарегистрируйтесь или войдите через свою учетную запись на платформе leader-id.ru.